上田会計週報『解り易い報告・提案』2018.10.22
ビジネスで多用されている報告提案の解り易さの優劣は、上司や顧客とのコミュ二ケーションに影響し、業務の成果や進捗に大きな差を与えます。
報告・提案文書の上手な作成方法
[構成]
| 原則として要点をＡ４１枚に、次の構成で書く（詳細なデータ等は別紙で添付）
①目的を書く。 ②次に結論を書く ③理由・根拠を書く。 |
[表現の方法]
| ① 論理的に表現する。
② 「高次報告・提案文」を使う。（注１） ③ 「５Ｗ２Ｈ」を記述する。（注２） |
（注１）
「高次報告提案文」とは「固有名詞・数詞を中心として構成される表現で、相手にとって解り易い特徴があります。
その反対概念は「低次報告提案文」で、普通名詞・形容詩を中心として表現され、相手の解釈を生み、誤解や曖昧な印象を与え易いものになります。
これを例示して比較しますと、次の通りです。
| 高次報告提案文 | 低次報告提案文 |
| Ａ商品の東京都における平成29年度販売実績数は78,000個です。
購買顧客数で39,000人、一人当たり平均2個を購買しています。 顧客の65％が「使い易い」と利便性を評価し、25％は〇〇の改良を求めています。 |
Ａ商品の東京都における平成29年度販売実績は大変好調です。
顧客は複数購買しています。 多くの顧客は利便性を評価し、一部の顧客は改良を求めています。 |
（注２）
「５Ｗ２Ｈ」：解り易さのためにはこれらの要素を満すことが望ましいので、作成した文書をチェックするのに用いましょう。
| WHY | 何故 |
| WHO | 誰が、誰に |
| WHAT | 何を |
| WHEN | いつ |
| WHERE | どこで |
| HOW | どのように |
| HOW MUCH | どのくらい、いくらで |
以上の事項は口頭報告でも同様です。
